Trong một thế giới ngày càng phức tạp và đa dạng, khả năng trao đổi thông tin tương tác trong một tổ chức, doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng cách và hiểu đúng ý là một thách thức không nhỏ. Mặc dù có nhiều chủ trương đúng đắn, chính sách định hướng tốt, giải pháp hay, việc làm giỏi, và dù thông tin được truyền đạt một cách toàn diện và cẩn thận, nhưng vẫn có một phần số người (không phải số ít) không thể hiểu hoặc có thể không muốn hiểu. Vậy, nguyên nhân xuất phát từ đâu!? Có thể là do chúng ta đang “truyền” thông tin mà không đảm bảo rằng thông tin đó được “thông” hiểu một cách tốt nhất.
Một trong những nguyên nhân chính gây ra sự hiểu lầm và tương tác kém là sự chênh lệch giữa việc “truyền” thông tin và việc “thông” hiểu thông tin. Trong một tổ chức, thông tin thường được chuẩn bị và truyền đạt bằng cách cẩn thận, nhưng người nhận thông tin thường không đảm bảo rằng họ đã hiểu đúng và áp dụng nội dung này vào thực tế công việc của họ. Điều này đòi hỏi sự chủ động từ cả phía người truyền thông và người nhận thông tin.
Giải pháp để cải thiện tình trạng này là thúc đẩy sự chủ động từ phía nhân viên và người lao động. Chúng ta tạo điều kiện cho họ để họ có khả năng tự mình đảm bảo thông tin “được thông” đúng cách. Điều này bao gồm việc khuyến khích họ bày tỏ quan điểm về những thông tin chưa phù hợp, ít nhất là với bản thân họ. Khi mọi người dám nói lên quan điểm của mình, chúng ta có thể tạo ra các cuộc trao đổi lý lẽ với đồng nghiệp và cấp trên. Điều này sẽ giúp đưa ra những quyết định đúng và phù hợp hơn cho tổ chức.
Khi tổ chức đã thực hiện những giải pháp thì mọi người cần nhận thức rằng xã hội hiện đại đã thay đổi, và ngày càng không chấp nhận sự áp đặt ràng buộc như trước. Mỗi người trong tổ chức luôn có quyền tự mình hiểu và tự biết mình mong muốn gì. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng những mong muốn này phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức. Không thể có sự tiến bộ nếu mọi người hoạt động một cách cá nhân và không liên kết với mục tiêu tổng thể
Chúng ta cần thấu hiểu rằng không có giải pháp “OSFA – one size fits all” (nghĩa là sản phẩm, giải pháp hoặc phương pháp mà được thiết kế hoặc áp dụng sao cho phù hợp với mọi người hoặc mọi tình huống) trong việc quản lý thông tin và tương tác trong tổ chức. Tất cả đều phụ thuộc vào ngữ cảnh, mục tiêu và người tham gia. Việc đảm bảo nội dung phù hợp và được hiểu rõ đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo. Chúng ta không thể đạt được điều gì trong sự “cách mạng” này nếu không thể hiện sự hòa hợp. Tất cả những điều tốt cho chúng ta cũng phải hợp lý với đại đa số người và phù hợp với định hướng đúng đắn của tổ chức. Trong một tổ chức, mỗi thành viên đều có trách nhiệm thực hiện và chấp nhận sự hòa hợp để cùng nhau phát triển và đạt được mục tiêu chung.
Cuối cùng, sự thành công trong việc trao đổi thông tin, tương tác trong tổ chức không chỉ phụ thuộc vào việc “truyền” thông tin mà còn vào việc “thông” hiểu thông tin. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng thông tin được truyền tải và hiểu đúng cách, từ đó tổ chức sẽ có những phát triển thành công trong một môi trường luôn thay đổi liên tục như ngày nay.
.
